Page 44 - Garis Panduan Perolehan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) Kerajaan

Garis Panduan Perolehan ICT Kerajaan

(b) Agensi hendaklah menjelaskan kepada semua syarikat yang menyertai tender
RFP dan memasukkannya di dalam dokumen RFP, syarat-syarat khusus seperti
berikut:

(i) Sekiranya diperlukan, Agensi berhak memilih satu cadangan RFP atau
kombinasi RFP untuk dijadikan satu spesifikasi baru Agensi tanpa
melibatkan sebarang bayaran atau pampasan kepada syarikat.
(ii) Kerajaan tidak terikat untuk melantik mana-mana syarikat berdasarkan
cadangan RFP yang dikemukakan.
(iii) Syarikat bertanggungjawab (accountable) terhadap apa-apa representasi
dan dokumen RFP yang dikemukakan adalah sulit.

(c) Dokumen RFP perlu mengandungi sekurang-kurangnya perkara-perkara berikut:

(i) Ringkasan eksekutif mengenai pendekatan (approach) pelaksanaan projek.
(ii) Proses pelaksanaan projek, project milestones dan serahan projek.
(iii) Cadangan skop projek.
(iv) Maklumat korporat syarikat termasuk saiz syarikat dan keupayaan
kewangan.
(v) Kepakaran/keupayaan tenaga kerja syarikat.
(vi) Pengalaman syarikat dalam bidang yang berkaitan termasuk senarai
projek/pelanggan.
(vii) Cadangan prosedur menangani risiko seperti kelewatan projek, isu-isu
pelaksanaan dan risiko kewangan yang terlibat.
(viii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

(d) Agensi hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan
Kewangan bagi menilai semua cadangan RFP. Laporan hasil penilaian hendaklah
dibentangkan kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk keputusan.

(e) Dalam keadaan di mana semua RFP yang ditawarkan oleh syarikat tidak
memenuhi keperluan Agensi, Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh membuat
syor kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk menerima pakai beberapa
gabungan RFP untuk dijadikan sebagai keperluan baru Agensi.

(f) Sekiranya Lembaga Perolehan Agensi bersetuju, penyediaan spesifikasi baru yang
meliputi maklumat teknikal dan kewangan (harga dan keupayaan kewangan
syarikat) hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan
pelawaan semula hendaklah dibuat kepada syarikat yang mengemukakan RFP.
Tempoh dan tawaran tender hendaklah selaras dengan peraturan dan tatacara
perolehan yang berkuat kuasa.

(g) Penilaian Teknikal dan Kewangan kali kedua hendaklah dibuat mengikut tatacara
penilaian Tender dan dibentangkan kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk
keputusan.

34